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Gestión documental

La Gestión de Archivo Documental proporciona una solución integral para la gestión de todo tipo de documentos utilizados en una organización. Integra cualquier tipo de documentación permitiendo al usuario una gestión homogénea y transparente independientemente de su origen.

Características

El programa trabaja con Microsoft SQL Server 2000

El sistema de Gestión de Archivo Documental controla de manera eficiente los flujos de información y el tratamiento de los datos, solucionando los problemas ocasionados por la enorme cantidad de papel que circula por las oficinas y su correspondiente conservación, los retrasos operativos ocasionados por no disponer del documento preciso en el momento justo y la limitación de acceso a la documentación por varios usuarios a la vez.

El sistema permite incorporar documentos de orígenes y formatos diversos como: papel, fax, listados, EDI, procesador de textos, hojas de calculo o cualquier programa que imprima en los sistemas operativos Windows (él el caso de Microsoft Word, el sistema de gestión de Archivo Documental, esta totalmente integrado, permitido su utilización como si fuera una funcionalidad mas del procesador de textos).

Todos los documentos se pueden archivar como una imagen en formato PDF del documento, permitiendo su lectura e impresión futuras y su fácil distribución, gracias a que los lectores del formato PDF, son mundialmente conocidos y de libre distribución (estándar).


 

Archivo de documentos

  • El sistema de archivo documental tiene capacidad para archivar documentos de los más diversos orígenes y formatos. Acompañados de una ficha de información complementaria (ficha del documento), conforma a las especificaciones del cliente. Esta ficha de documento contiene una serie de campos que permiten referenciar el documento.
  • Origen de los documentos:
    • Documentos internos
      • Microsoft Word (integrado)
      • Documentos generados por cualquier aplicación (Windows).
      • Listados e informes generados por las aplicaciones de gestión empresarial.
      • Normativa, manuales de instrucción y comunicados internos en general.
      • Correo electrónico
      • Documentación escaneada
    • Documentos externos
      • Fax
      • EDI
      • Correo electrónico e internet
      • Documentación contenida en dispositivos de almacenamiento (CD-ROM, discos, etc.)
      • Escáner
    • Prevención de riesgos laborales
      • Comunicaciones internas
      • Informes de gestoría
      • Auditorias internas
    • Medio ambiente
      • Comunicaciones internas
      • Comunicaciones externas
      • Legislación
      • Identificación de aspectos medioambientales
      • Registro de emisiones
      • Registro de emisiones de ruido
      • Auditorias internas
    • Calidad
      • Normas, procedimientos, informes de “No conformidad”, comunicados internos, etc.

 

Consulta del archivo

  • Se puede acceder, a los documentos archivados, directamente navegando en su clasificación o realizando búsquedas mediante las claves guardadas en la ficha de documento.
  • Los documentos consultados pueden ser editados, impresos, almacenados en medios de almacenamiento extraíbles y enviados por fax o correo electrónico.

 

Módulos

El sistema de gestión documental se compone de los siguientes módulos:

  • Administración del archivo
    • Sistema de seguridad a través de la catalogación de usuarios por niveles de acceso.
    • Creación y modificación de la estructura del archivo.
    • Borrado de documentos.
  • Gestión de la documentación.
    • Gestión de distribución de documentos Aprobación de versiones
    • Seguimiento de los estados de revisión
    • Publicación de documentos, interna y externa ( email, web, CD-ROM, etc.)
  • Archivo y consulta de documentos integrados en Microsoft Word.
    • Total integración de la gestión documental con Microsoft Word, que permite tanto el archivo como la consulta de documentos directamente desde los menús de Microsoft Word.
  • Archivo y consulta de documentos en general.
  • Archivo y consulta de documentos de medio ambiente.
    • Elabora, archiva y gestiona de una forma organizada toda la documentación asociada al sistema de medio ambiente para un rápido acceso.
  • Archivo y consulta de documentos de prevención de riesgos laborales.
    • Elabora, archiva y gestiona de una forma organizada toda la documentación asociada al sistema de prevención de riesgos laborales para un rápido acceso.
  • Gestión de documentación de calidad.
    • Elabora, archiva y gestiona de una forma organizada toda la documentación asociada al sistema de calidad para un rápido acceso.

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